Le portail du donneur d'ordre
Ce qui est fait, ce qui ne l'est pas, et ce que nous en avons fait. Consultable à tout moment, par vous et par vos gardiens, sans licence, sans installation et sans nous appeler.
Il répond à une seule question : est-ce que c'est fait ?
C'est la question qui amène ici neuf fois sur dix. La page d'accueil du portail y répond directement, avec les passages du jour et, surtout, les adresses concernées.
Ce choix n'est pas cosmétique. Un gestionnaire qui lit « 18 sur 21 » doit encore chercher lesquelles ; un gestionnaire qui lit trois noms de rue sait où aller. Nous avons retiré de cet écran les compteurs qui ne disent pas quoi faire. Ils occupaient de la place sans rien apporter. Le reste est resté, dans les onglets, où on le consulte quand on le cherche.
Ce que vous y trouvez
Chaque écran répond à une question que se pose un gestionnaire, et tous s'exportent dans un tableur.
Les lieux et leur historique
Un lieu, c'est une entrée, pas un bâtiment : sur une résidence de trente-cinq bâtiments, le portail suit chacune des cages séparément. Recherche par adresse ou par lot, puis l'historique complet des passages avec leurs durées.
Le planning
Ce qui est prévu, trimestre par trimestre, avec les agents affectés : la liste nominative que les cahiers des charges demandent, et que la réglementation sur le travail dissimulé vous donne le droit de connaître.
Les manquements
Les passages prévus qui n'ont pas eu lieu, avec leur motif. C'est l'écran que nous aurions pu ne pas écrire : c'est aussi celui qui rend tous les autres crédibles.
Les constats
Un défaut d'exécution signalé par un gardien, notre réponse, et la vérification par celui qui l'a signalé. Les constats hors délai remontent en tête de liste, parce que c'est ce qu'on vient y chercher.
Les blocages
Ce que nous ne pouvons pas lever nous-mêmes : un local fermé, un encombrant qui relève d'un autre corps de métier, un accès condamné. Transmis par un encadrant, jamais remonté automatiquement pour faire du chiffre.
Les contrôles qualité
Nos autocontrôles sur la période prévue au contrat, lieu par lieu, avec leurs résultats, y compris les mauvais.
Les indicateurs
Cinq chiffres publiés en continu, et non une fois par mois. Un indicateur qu'on ne peut consulter qu'à l'échéance ne permet pas de contrôler, seulement de constater après coup.
Les bons de commande
Pour les marchés qui fonctionnent ainsi : l'état d'avancement de chaque bon, les dépassements en tête. C'est l'écran qui rend la relance hebdomadaire inutile.
Les exports
Depuis chaque écran, ou en totalité. Un fichier qui s'ouvre dans un tableur, pour préparer une assemblée générale, contrôler une facture ou alimenter vos propres tableaux de bord.
Cinq chiffres, calculés en continu
Ils sont calculés sur les trente derniers jours glissants, et la fenêtre s'arrête la veille : un passage prévu ce matin et pas encore effectué à dix heures n'est pas un manquement, la journée n'est pas finie.
| Indicateur | Ce qu'il mesure |
|---|---|
| Taux de prestations réalisées | La part des passages prévus qui ont effectivement eu lieu, sur la période |
| Délai moyen de traitement | Le temps écoulé entre le constat déposé par un gardien et notre réponse |
| Taux de présence des agents | La tenue des affectations prévues, remplacements compris |
| Temps moyen d'intervention | La durée réelle passée sur place, par lieu : calculée, jamais déclarée |
| Anomalies détectées | Ce que nos agents ont signalé sur vos sites, et qui ne relève pas toujours de nous |
Lorsque le contrat fixe des engagements chiffrés, chaque indicateur affiche la cible en regard de la valeur atteinte. Un tableau de bord dont on ne peut pas dire s'il est bon ou mauvais n'est pas un tableau de bord.
Un défaut signalé n'est pas un défaut classé
-
Le gardien dépose un constat
Depuis son téléphone, sur le lieu concerné, en quelques secondes et avec une photographie. Il n'a pas à chercher notre numéro ni à rédiger un courriel.
-
Nous répondons dans le délai du contrat
La réponse dit ce qui a été fait, ou pourquoi cela n'a pas pu l'être. Le délai est mesuré et il figure parmi les indicateurs : il n'est pas déclaratif non plus.
-
Le gardien vérifie
Il confirme la levée, ou il la conteste. Cette dernière étape appartient au donneur d'ordre : sans elle, le circuit ne serait qu'une boîte à réclamations avec un bouton « traité » de notre côté.
-
Ce qui ne relève pas de nous devient un blocage
Un local inaccessible, un dépôt qui exige une benne, un désordre technique : nous le remontons comme tel, avec ce que nous avons pu faire en attendant.
Qui peut s'y connecter
- Autant de comptes que nécessaire, sans supplément : gestionnaires, responsables de secteur, service qualité, gardiens.
- Chaque compte ne voit que le périmètre qui le concerne : un gardien retrouve ses adresses sans traverser tout le parc.
- Un navigateur suffit, sur ordinateur comme sur téléphone. Rien à installer, aucune licence à acheter.
- La prise en main tient en dix minutes, et nous la faisons sur place au démarrage.
- Les accès sont ouverts et fermés à votre demande, quand une personne arrive ou s'en va.
Ce que le portail ne remplace pas
Le portail sert à vérifier au fil de l'eau. Le rapport mensuel sert à rendre compte : il reprend le mois écoulé, ligne à ligne en regard du cahier des charges, avec le taux de réalisation, les manquements et leurs motifs, les constats et leur délai de traitement.
Les deux viennent de la même source. C'est volontaire : deux calculs voisins finissent toujours par diverger, et c'est la divergence qu'un donneur d'ordre remarque : le chiffre du rapport ne correspondant pas à celui de l'écran, il ne croit plus ni l'un ni l'autre.
Ce qu'on nous demande sur le portail
Combien d'accès pouvons-nous ouvrir ?
Autant que nécessaire, sans supplément : gestionnaires, responsables de secteur, gardiens, service qualité. Chaque accès ne voit que le périmètre qui le concerne. Nous ouvrons et fermons les comptes à votre demande.
Faut-il installer un logiciel ou acheter une licence ?
Ni l'un ni l'autre. Le portail s'ouvre dans un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, avec un identifiant et un mot de passe. Il est compris dans la prestation : nous n'avons pas de licence à vous revendre.
Peut-on exporter les données ?
Oui, depuis chaque écran : un lieu et son historique, une période de planning, les manquements, les contrôles qualité, ou la totalité du suivi. Les fichiers s'ouvrent dans un tableur. Ils servent aussi bien à préparer une assemblée générale qu'à contrôler une facture, y compris la nôtre.
Le portail montre-t-il aussi ce qui n'a pas été fait ?
Oui, et c'est le point. Les passages manqués ont leur écran, avec leur motif ; les constats en retard remontent en tête de liste ; les indicateurs sont publiés en continu. Un portail qui n'afficherait que les réussites ne servirait à rien, et vous vous en apercevriez en une semaine.
Nos gardiens vont-ils s'en servir ?
C'est la vraie question, et elle se joue sur deux détails : retrouver son adresse en trois secondes parmi cent, et déposer un constat sans rédiger. Nous avons travaillé le portail à partir de là.
Les données sont-elles les nôtres ?
Vous les exportez quand vous voulez, pendant toute la durée du contrat, et nous vous remettons l'historique à son terme dans un format exploitable. Elles ne sont ni revendues, ni exploitées à d'autres fins que l'exécution du contrat. La durée de conservation est fixée au contrat.
Les deux autres faces du dispositif
Ouvrir un accès de démonstration
Le plus simple est de regarder le portail avec un jeu de données réel, pendant un rendez-vous. Dix minutes suffisent pour savoir si ce que vous y verriez changerait votre quotidien.