La preuve du passage, pas la promesse
Chaque zone que nous entretenons porte une plaque. L'agent la badge en arrivant et en repartant. Vous consultez en ligne la date, l'heure, la durée réelle et le nom de l'agent, et les habitants voient, dans le hall, quand le nettoyage a eu lieu.
Le travail de propreté est invisible une fois fait
Un sol propre ne prouve pas qu'on est passé. Un sol sale ne prouve pas le contraire : il a pu être souillé une heure après le départ de l'agent. Aucune des deux images ne dit ce qui s'est réellement produit.
D'où la conversation que tout gestionnaire d'immeubles connaît. Un résident affirme que personne n'est venu depuis quinze jours, le prestataire affirme le contraire, et personne ne peut trancher. Le gestionnaire arbitre sans élément, en assemblée générale ou devant un conseil syndical, et finit par changer de prestataire pour retrouver la même situation six mois plus tard.
Dans les bureaux, l'impasse est la même mais la question est autre. Personne ne conteste que l'agent vienne : on le croise. Ce qui se conteste, c'est le contenu. Les sanitaires du troisième ont-ils été faits ce matin, avant l'arrivée des équipes ? La vitrerie intérieure prévue chaque trimestre a-t-elle eu lieu, et quand ? Le directeur des services généraux reçoit la plainte d'un étage, n'a qu'un planning à lui opposer, et paie chaque mois une prestation dont il ne peut établir ni le moment ni la durée. Le jour où sa direction lui demande de justifier la ligne, il n'a que la parole de son prestataire.
Nous avons pris le problème par le bon bout. Plutôt que de promettre davantage, nous avons construit le moyen de vérifier. Le dispositif est le nôtre : nous l'avons conçu, nous l'exploitons, nous le faisons évoluer. Il n'est pas loué à un éditeur, et son fonctionnement ne dépend pas d'un abonnement que nous pourrions cesser de payer.
Un même dispositif, trois usages
La plaque enregistre. Le portail restitue au donneur d'ordre. La page publique informe ceux qui fréquentent le lieu : habitants d'un immeuble, salariés d'un site. Chacun voit ce qui le concerne, et personne n'a besoin d'appeler pour savoir.
La preuve de passage
Une plaque à QR code et puce NFC sécurisée par zone, un badgeage d'arrivée et de départ, une durée calculée et non déclarée.
Comment ça marche →Le portail du donneur d'ordre
Les passages du jour, l'historique, les manquements, les anomalies photographiées, les indicateurs et les exports.
Voir ce qu'il contient →L'information des usagers
Une page accessible depuis la plaque, dans un hall comme dans des sanitaires de bureaux : dernier passage, prochain passage, signalement d'un défaut. Sans compte ni application.
Ce que voit un habitant →Ce qui se passe à chaque intervention
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Une plaque est posée dans chaque zone
À nos frais, au démarrage du contrat. Elle porte un QR code et une puce NFC sécurisée, et elle identifie l'endroit exact où le travail s'exécute : une cage d'escalier, un étage, un plateau, un atelier, un local poubelles.
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L'agent badge son arrivée
Il approche son téléphone de la plaque. Rien à saisir, rien à cocher, rien à signer. L'heure du badgeage et celle du serveur sont conservées toutes les deux, avec leur écart : une horloge mal réglée se voit au lieu de passer inaperçue.
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Le badgeage à distance est matériellement impossible
La puce calcule une signature cryptographique différente à chaque lecture. Photographier la plaque ou recopier son adresse ne sert à rien : la lecture est rejetée.
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Il signale ce qu'il rencontre
Une ampoule grillée, un encombrant, une porte de local qui ne ferme plus, un dégât des eaux : l'anomalie part avec sa photographie, à l'instant où elle est constatée. Vous n'attendez pas le rapport mensuel pour l'apprendre.
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Il badge son départ
La durée réelle sur site se calcule par différence entre les deux horodatages. Elle n'est jamais déclarée par l'agent.
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Tout le monde voit le résultat
Le passage apparaît immédiatement dans votre portail, et la page du hall affiche aux habitants la date du dernier nettoyage.
Chacun son accès
Un habitant ou un salarié n'a pas à voir vos indicateurs contractuels, et vous n'avez pas à filtrer les questions des personnes qui fréquentent vos sites. Le dispositif sépare les deux.
| Qui | Ce qu'il voit | Comment il y accède |
|---|---|---|
| Le donneur d'ordre et ses gestionnaires | Passages du jour, historique complet, durées réelles, manquements, anomalies, indicateurs, exports | Portail web, identifiant et mot de passe, autant de comptes que nécessaire |
| Vos gardiens, responsables de secteur ou de site | Les mêmes informations sur leur périmètre, et le dépôt d'un constat de défaut d'exécution | Le même portail, sur téléphone, sans rien à installer |
| Les habitants et usagers | Date du dernier passage, prochain passage prévu, signalement d'un défaut, réponses apportées | La plaque posée sur place, en scannant le QR code, sans compte, en français ou en allemand |
| Nos agents et nos encadrants | La tournée du jour, les consignes du site, les contrôles qualité à réaliser | L'application de terrain, la même plaque servant de point d'entrée |
Un outil de preuve
- Une présence attestée par la lecture d'une plaque fixe, sur place, à l'arrivée et au départ.
- Deux heures conservées pour chaque badgeage, celle de l'appareil et celle du serveur, avec leur écart : rien ne s'antidate en silence.
- Un historique consultable en permanence, sans passer par nous et sans attendre une échéance.
- Des anomalies remontées avec photographie, datées de l'instant où elles ont été vues.
- Un rapport mensuel comparable ligne à ligne au cahier des charges, avec le taux de réalisation.
- Des exports, dans le format dont vous avez besoin, à la demande.
Et ce que nous ne faisons pas
- Pas de suivi de position en continu : entre deux badgeages, le téléphone n'est pas pisté et aucun trajet n'est enregistré.
- Avec la puce signée, qui est le mode normal, aucune position n'est relevée, sauf si le contrat du site l'exige expressément : la lecture de la plaque suffit à établir la présence.
- Pas de caméra, pas d'enregistrement sonore, jamais.
- Pas d'application à installer pour vous : le portail s'ouvre dans un navigateur.
- Pas de logiciel à acheter : le dispositif est compris dans la prestation, pas vendu à part.
- Pas de données revendues ni exploitées à d'autres fins que l'exécution du contrat.
Ce que le dispositif apporte à un cahier des charges
Les cahiers des charges des bailleurs et des collectivités demandent de plus en plus la même chose : un suivi horodaté des passages, un accès en ligne pour le donneur d'ordre et ses gardiens, un circuit de traitement des défauts d'exécution et des indicateurs de réalisation.
Notre dispositif a été écrit en regard de ces exigences, article par article. Nous pouvons donc répondre point par point, avec des copies d'écran, plutôt que par un engagement de principe. Et le jour du démarrage, l'outil existe déjà : il n'y a rien à développer.
Combien de temps cela prend
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La visite
Nous relevons les zones à identifier et l'emplacement des plaques, avec vous.
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La pose
Une plaque par zone, fixée à demeure, avant le premier passage. C'est l'affaire d'une demi-journée sur une résidence courante.
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Vos accès
Les comptes sont ouverts au démarrage : le vôtre, ceux de vos gestionnaires, ceux de vos gardiens. La prise en main tient en dix minutes.
Ce qu'on nous demande sur la traçabilité
La traçabilité est-elle facturée en supplément ?
Non. Les plaques, leur pose, le portail et la page publique sont compris dans la prestation, sur tous les contrats d'entretien récurrent. Nous n'avons pas de licence à revendre : nous avons conçu ce dispositif pour nous, et il sert d'abord à ce que notre travail se voie.
Les agents sont-ils géolocalisés ?
Le téléphone n'est jamais suivi en continu, et aucun trajet n'est enregistré. Ce qui est enregistré, c'est la lecture d'une plaque fixée sur le site, à l'arrivée et au départ : elle atteste une présence à un endroit précis, à une heure précise.
Avec la puce signée, qui est le mode normal, aucune position n'est relevée, sauf si le contrat du site l'exige expressément : la puce établit la présence mieux qu'un point GPS ne le ferait dans une cage d'escalier. Un relevé de position au seul instant du badgeage n'intervient que sur les modes plus faibles (le QR, qui se photographie, ou le déclaratif), et sert alors à recouper la présence. Collecter une position quand le mode de preuve s'en passe reviendrait à collecter une donnée dont on n'a pas besoin : nous ne le faisons que si le contrat l'exige.
Nos agents savent exactement ce qui est enregistré. C'est ce qui rend le dispositif tenable côté équipes.
Faut-il installer un logiciel pour consulter les passages ?
Non. Le portail s'ouvre dans un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, avec un identifiant et un mot de passe. Vous pouvez ouvrir autant d'accès que nécessaire, notamment pour vos gardiens et vos responsables de secteur.
Et si un agent oublie de badger ?
Cela arrive, et nous ne le cachons pas : le passage apparaît alors incomplet dans votre portail, avec la mention correspondante. C'est notre encadrement qui le voit en premier et qui le traite.
Que deviennent les données du suivi à la fin du contrat ?
Vous pouvez exporter l'historique à tout moment pendant le contrat, et nous vous le remettons à son terme dans un format exploitable. La durée de conservation est fixée au contrat.
Le dispositif fonctionne-t-il ailleurs que dans les immeubles d'habitation ?
Oui. Une plaque identifie une zone, quelle qu'elle soit : une cage d'escalier, un plateau de bureaux, un atelier, un vestiaire, un local poubelles. Le découpage se décide avec vous, selon ce que vous voulez pouvoir vérifier séparément. Sur un site tertiaire, la question n'est pas « est-il passé » mais « les sanitaires du troisième ont-ils été faits ce matin » : le découpage des zones répond à celle-là.
À lire aussi : prouver qu'un passage de nettoyage a eu lieu, et ce qu'un donneur d'ordre peut exiger.
Voir le dispositif sur vos sites
La démonstration se fait sur place, en dix minutes, avec une plaque et un téléphone. Vous verrez exactement ce que verront vos gestionnaires, vos équipes de terrain et les personnes qui fréquentent vos sites.