Marchés publics : comment nous répondons
Un mémoire technique se juge à sa vérifiabilité. Le nôtre décrit un dispositif qui existe et qui tourne, copies d'écran à l'appui, et le jour de la notification, il n'y a rien à développer.
Une petite entreprise qui candidate sur son périmètre
Nous sommes une entreprise mosellane de quelques personnes. Cela a deux conséquences, et nous préférons les poser d'emblée.
La première est à votre avantage : l'interlocuteur du marché est le dirigeant, qui est aussi le responsable d'exploitation. Pas de chargé de clientèle qui transmet, pas d'agence régionale à trois cents kilomètres, et une décision qui se prend au téléphone.
La seconde est une limite : nous ne candidatons pas sur tout. Un lot trop grand pour nos moyens produirait un service dégradé dès le troisième mois, et vous obligerait à relancer une consultation. Nous répondons donc sur le périmètre que nous pouvons tenir, et nous le disons en amont plutôt que de le découvrir en exécution.
Ce qu'il contient, chapitre par chapitre
Il est écrit pour être noté, donc structuré sur les critères de la consultation, pas recopié d'une offre précédente.
Organisation de l'exécution
Le découpage des sites et des zones, les fréquences retenues, les horaires, le calendrier des prestations périodiques, et le circuit d'alerte.
Moyens humains
Les agents affectés et leur encadrement, la politique d'agent attitré, l'organisation du remplacement, et les modalités de reprise du personnel.
Moyens matériels
Le matériel dimensionné au lot, son entretien, et les produits employés avec leurs fiches techniques et de données de sécurité.
Contrôle et traçabilité
Le dispositif de preuve, les accès ouverts à vos services et à vos gardiens, les indicateurs, le circuit de traitement des défauts, avec copies d'écran.
Démarche environnementale
Les produits, les dosages, la réduction des emballages et les modalités de tri retenues sur vos sites.
Démarrage et réversibilité
Le calendrier des premières semaines, la pose des plaques, l'ouverture des accès, et ce qui vous est remis en fin de marché.
Nous n'écrivons pas d'engagements chiffrés qu'aucun contrôle ne pourrait vérifier. Un « taux de satisfaction de 98 % » ou une « intervention sous deux heures 24 h sur 24 » se notent bien et ne s'opposent jamais. Nos engagements sont ceux que le dispositif mesure lui-même. Voir nos engagements qualité →
Les pièces administratives
- Déclarations du candidat et attestations sur l'honneur renseignées à l'appui de la candidature.
- Attestation de vigilance et régularité des déclarations sociales.
- Attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle.
- Extrait d'immatriculation, pouvoirs du signataire, coordonnées bancaires.
- Références et moyens de l'entreprise, présentés tels qu'ils sont.
Le dépôt se fait sur votre profil d'acheteur, dans les délais de la consultation, signature électronique comprise lorsqu'elle est exigée.
Ce que vous obtenez une fois notifié
- Un accès en ligne pour vos services, vos responsables de secteur et vos gardiens, sans licence ni installation.
- Les passages horodatés, badgés sur place, avec leurs durées réelles et la liste nominative des intervenants.
- Le circuit du constat : vos agents signalent, nous répondons dans le délai, ils vérifient la levée.
- Cinq indicateurs calculés en continu, avec les cibles du marché en regard.
- Un rapport mensuel comparable ligne à ligne au cahier des charges.
- Le suivi des bons de commande, pour les marchés qui fonctionnent ainsi.
- Des factures au format Factur-X, déposées sur Chorus Pro avec les références d'engagement attendues.
D'une consultation au premier passage
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Vous nous transmettez la consultation
Le plus tôt possible avant la date limite. Indiquez le lot, la date de remise des offres et l'existence d'une visite obligatoire.
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Nous visitons les sites
Quand la visite est prévue, nous y allons. Quand elle ne l'est pas et que le lot le justifie, nous demandons à visiter les lieux.
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Nous répondons, ou nous vous le disons
Si le lot dépasse ce que nous pouvons tenir, nous vous prévenons plutôt que de déposer une offre que nous ne pourrions pas honorer. Cela vous fait gagner une analyse.
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Notification, puis démarrage
Visite de l'ensemble des sites, reprise du personnel lorsque les conditions sont réunies, pose des plaques à nos frais, ouverture des accès au portail, prise en main de dix minutes avec vos équipes.
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Première semaine
Vous vérifiez dès les premiers jours, dans le portail, que ce qui était prévu a lieu. C'est le meilleur moment pour corriger un découpage ou un horaire mal calé.
Ce que les acheteurs nous demandent
Quel volume pouvez-vous absorber ?
Nous répondons sur les lots que nous pouvons tenir, et nous le disons avant de candidater. Un titulaire qui remporte un lot trop grand pour lui dégrade son service dès le troisième mois, et l'acheteur se retrouve à relancer une consultation. Nous préférons perdre une consultation qu'un marché en cours d'exécution.
Quand faut-il vous prévenir ?
Le plus tôt possible avant la date limite de remise des offres. La visite des sites, quand elle est prévue, conditionne la justesse du chiffrage ; les pièces et le mémoire se préparent ensuite. Une consultation transmise l'avant-veille reçoit rarement la réponse qu'elle mérite, de la part de qui que ce soit.
Sous-traitez-vous une partie des prestations ?
Non pour le nettoyage lui-même, qui est exécuté par nos propres salariés. Certaines prestations connexes relèvent d'entreprises spécialisées : traitement des nuisibles, désamiantage, travaux sur cordes : nous ne les prenons pas, et nous l'indiquons dans l'offre plutôt que de les sous-traiter en silence.
Comment se passe le démarrage après notification ?
Visite de l'ensemble des sites, reprise du personnel lorsque les conditions de transfert prévues par la convention collective sont réunies, pose des plaques de traçabilité à nos frais, ouverture des accès au portail pour vos services et vos gardiens. Le dispositif existe déjà : il n'y a rien à développer entre la notification et le premier passage.
Que devient le suivi en fin de marché ?
L'historique vous est remis dans un format exploitable, et vous pouvez l'exporter vous-même à tout moment pendant l'exécution. Les plaques posées restent en place ou sont retirées, selon ce que vous préférez : elles ne servent qu'avec notre dispositif, et nous ne laissons pas de matériel inutile dans vos cages.
Acceptez-vous les clauses d'insertion sociale ?
Nous en discutons au cas par cas, selon le volume d'heures demandé et le calendrier. Le métier s'y prête, à condition que l'encadrement suive. Nous préférons annoncer ce que nous pouvons encadrer sérieusement plutôt que de souscrire un engagement que le terrain ne tiendrait pas.
Et si votre offre n'est pas retenue ?
Nous demandons les motifs du rejet, comme tout candidat, et nous en tirons ce qu'il y a à en tirer. Cela ne nous empêchera pas de répondre à votre consultation suivante : une entreprise qui cesse de candidater après un échec n'est pas très sérieuse sur la durée.
À lire aussi : ce que doit contenir un cahier des charges de nettoyage, rubrique par rubrique.
Une consultation à nous transmettre ?
Indiquez le lot concerné, la date limite de remise des offres et l'existence d'une visite obligatoire. Nous vous disons rapidement si nous répondons, et si nous ne répondons pas, nous vous disons pourquoi.